Odpowiedzialność Zarządu i Rady Nadzorczej za system kontroli wewnętrznej w spółce: część 4 – ocena skuteczności systemu kontroli wewnętrznej.

W każdej firmie należy dokonywać okresowych badań symptomów występowania nadużyć. Są to np.:

  • czynności na określonym procesie, które w sposób kompletny są kontrolowane i wykonywane przez jedną osobę lub powiązaną grupę osób;
  • braki w dokumentacji księgowej, występujące niejasności w takiej dokumentacji;
  • występowanie nietypowych i skomplikowanych transakcji; problemy finansowe pracownika (problemy ze spłatą kredytów), ale też wiedza o słabościach i problemach pracownika np. alkoholizm, hazard; utrzymywanie przez pracownika bliższych kontaktów z dostawcami;
  • niechęć korzystania z urlopu i dodatkowych dni wolnych;
  • nie delegowanie określonych zadań na innych pracowników;
  • zatrudnianie osób spokrewnionych, zaprzyjaźnionych na kluczowych stanowiskach w firmie.

Aby uchronić się przed negatywnymi skutkami występowania nieprawidłowości w systemie kontroli, można dodatkowo zlecić przeprowadzenie audytu. W przypadku powierzenia przeprowadzenia audytu zewnętrznej firmie audytorskiej dochodzi do przeglądu funkcjonującego w jednostce systemu kontroli wewnętrznej, po to by wyrazić o nim opinię. Audytorzy wykonując czynności rewizyjne są w stanie ocenić skuteczność systemu kontroli oraz dostarczają ważnych informacji na temat efektywności systemu kontroli. Badanie systemu kontroli wewnętrznej polega na ponownym przeprowadzeniu procedur kontroli wewnętrznej. Do czynności rewizyjnych należą między innymi: dyskusje z kierownictwem, kierowanie zapytań ustnych i pisemnych do kierownictwa i pracowników spółki, przeglądy tworzonych raportów, przeglądy analityczne, przeprowadzenie testów na istotnych typach transakcji (testy typu: „walkthtough” czy testy „what is go wrong”), przegląd struktury organizacji, analiza nadanych uprawnień i zakresów odpowiedzialności, analiza ustawienia określonych kontroli i prawidłowości ich wykonywania, analiza ustawionych na procesie KPI (finansowe i niefinansowe wskaźniki stosowane jako mierniki w procesach pomiaru stopnia realizacji celów przedsiębiorstwa).Audytor dokonuje oceny przyjętych przez kierownictwo spółki zasad rachunkowości (polityka rachunkowości). Podczas badania dochodzi również do oceny zastosowanych przez kierownictwo podmiotu szacunków.

Jeśli mamy do czynienia z audytem obligatoryjnym (badanie sprawozdania finansowego) audytor – kluczowy biegły rewident badając jednostkę podejmuje decyzję czy opierać będzie się podczas swojego badania na funkcjonującym w spółce systemie kontroli wewnętrznej. Aby móc się na nim oprzeć audytor musi znać i rozumień ten system. Profesjonalne standardy przeprowadzania czynności rewizji finansowej nakładają na audytora zaplanowania i wykonywania badania w taki sposób, aby uzyskać wystarczającą pewność, że w badanym sprawozdaniu finansowym nie występują istotne nieprawidłowości.

Celem przeprowadzenia audytu systemu kontroli wewnętrznej jest takie rozpoznanie i zrozumienie tego systemu, które w wyniku przeprowadzonych testów doprowadzi do zidentyfikowania jego słabości oraz wskazania na sposoby i metody jego eliminacji.

Pamiętajmy, że jedną z głównych przyczyn sprzyjających powstawaniu nadużyć jest brak efektywnego i przestrzeganego systemu kontroli wewnętrznej. Wdrożone w firmie procedury kontroli wewnętrznej mogą być nieadekwatne – w tym nieprawidłowo dobrane, a nawet nie aktualne. Często bywa tak, iż jednostka buduje system kontroli, a następnie niestety nie udoskonala go ani nie aktualizuje. W szczególności w czasach kryzysu, kiedy w wyniku pogorszenia sytuacji życiowej pracowników organizacji (w tym również jego kierownictwa) potrzeba im większej ilości środków pieniężnych oraz kiedy pojawiają się pewne możliwości ich pozyskania (luki w systemie kontroli), wzrasta ryzyko wykorzystania słabości procedur, zasad i mechanizmów kontroli wewnętrznej poprzez ich ominięcie.

Leave Comment

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *