System kontroli jakości podmiotu uprawnionego do badania sprawozdań finansowych Verum Audyt sp. z o.o.

§ 1

System kontroli jakości, przyjęty do stosowania w firmie VERUM AUDYT sp. z o.o. (zwanej dalej „VERUM AUDYT”), określa podstawowe zasady i procedury kontroli jakości i obejmuje:

  • wewnętrzną dokumentację organizacyjno - prawną, zawierającą:
    • zadania, obowiązki i uprawnienia oraz odpowiedzialność biegłych rewidentów i współpracujących z nimi aplikantów i pracowników za sprawne, wnikliwe oraz terminowe przeprowadzenie usług,
    • procedury podejmowania współpracy z podwykonawcami, zatrudniania pracowników o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych i kompetencjach,
    • zasady nadzoru nad realizacją zadań oraz zapewniania możliwości konsultacji w toku wykonywania pracy,
    • procedury zapewniania ostatecznej kontroli wyników badania (opinia i raport) w zestawieniu z dokumentacją rewizyjną.
  • opis zasad:
    • zapoznania podwykonawców, zleceniobiorców, pracowników firmy VERUM AUDYT z zasadami i procedurami kontroli jakości wykonywanych usług,
    • informowania pracowników firmy VERUM AUDYT o obowiązku przestrzegania zasad niezależności, uczciwości, rzetelności, poufności i profesjonalizmu przy wykonywaniu usług.
§ 2

Zadania, obowiązki i uprawnienia oraz odpowiedzialność biegłych rewidentów i współpracujących z nimi pracowników za sprawne, wnikliwe oraz terminowe przeprowadzenie usługi.

Opisany poniżej system, wdrożony i przestrzegany w firmie VERUM AUDYT ma za zadanie doskonalenie stosowanego systemu kontroli jakości badania sprawozdań finansowych oraz jego sformalizowanie i rozciągnięcie na pozostałe usługi wykonywane przez biegłych rewidentów oraz ich współpracowników.

Zadania, obowiązki i uprawnienia oraz odpowiedzialność biegłych rewidentów i współpracujących z nimi pracowników za sprawne, wnikliwe oraz terminowe przeprowadzenie usługi:

  • Należyte przygotowanie się do wykonania zleconej usługi poprzez przyjęcie zleconej usługi do wykonania, wstępne rozpoznanie podmiotu, skompletowanie zespołu do współpracy- sprawdzenie niezależności całego zespołu wobec jednostki, której sprawozdanie finansowe zostało zlecone do badania.
  • Wczesne informowanie firmy VERUM AUDYT o problemach, które mogą zakłócić lub uniemożliwić sprawne przeprowadzenie badania.
  • Nawiązanie kontaktu z podmiotem dla którego ma być wykonana usługa i przeprowadzenie wstępnej rozmowy, w celu:
    • ustalenia udziału w spisach z natury,
    • ustalenia terminów przeprowadzenia badania, zgodnie z zapisami umowy z podmiotem,
    • w przypadku nowej jednostki, przybliżenie zleceniodawcy sposobu pracy biegłego rewidenta i/lub zespołu realizującego usługę,
  • Opracowanie planu i strategii badania.
  • Organizacja i podział pracy w ramach zespołu.
  • Dostosowanie zakresu badania do profilu badanej jednostki zapewniające terminowość zakończenia badania.
  • Dobór rodzajów, metod, procedur i kryteriów badania (metodologia badania) – na tle przyjętej istotności ogólnej i wykonawczej dla sprawozdania finansowego.
  • Przeprowadzenie badania wstępnego (jeśli przewiduje to umowa) i badania właściwego w uzgodnionych z jednostką terminach.
  • Sporządzenie dokumentacji rewizyjnej z badania.
  • Przestrzeganie zasady, że w dokumentacji roboczej ujęte są wyłącznie dokumenty przyjęte od jednostki badanej ze stwierdzeniem przez biegłego ich wiarygodności (z datą i oznaczeniem badającego – wraz z odpowiednią referencją).
  • Zagadnienia budzące wątpliwości powinny być na bieżąco konsultowane i wyjaśniane z kontrolerem jakości.
  • Sporządzenie projektu opinii i raportu i ostateczna weryfikacja przez kluczowego biegłego rewidenta, lub o ile dotyczy przedstawienie wraz z zebraną dokumentacją do kontroli weryfikatorowi.
  • Dokonanie, na wniosek kontrolera jakości badania, wzajemnie uzgodnionych ewentualnych korekt, w miarę potrzeby złożenie stosownych wyjaśnień i zlikwidowanie nieścisłości.
  • Nadzorowanie pracami (administracyjnymi i technicznymi), mającymi na celu w ostateczności przekazanie wyników badania zleceniodawcy, przekazanie opinii i raportu oraz oświadczeń przez osoby upoważnione badanej jednostki.
  • Skompletowanie dokumentacji rewizyjnej, ostateczny przegląd przez kluczowego biegłego rewidenta oraz, o ile dotyczy, przekazanie weryfikatorowi do ostatecznej rewizji.
  • W firmie VERUM AUDYT, jako obowiązującą do stosowania, przyjęto dokumentację rewizyjną według własnego opracowania. Dopuszcza się stosowanie innych systemów prowadzenia badania, pod warunkiem spełnienia wymogów obowiązujących przepisów.

Uprawnienia biegłego rewidenta i współpracujących osób:

  • Reprezentowanie firmy VERUM AUDYT w wykonaniu zleconego badania,
  • Przeprowadzanie, w trakcie badania, koniecznych rozmów z kierownictwem badanej jednostki.
  • Reprezentowanie firmy VERUM AUDYT podczas spisów z natury w charakterze obserwatora (w ramach realizacji umowy na badanie sprawozdania finansowego).
  • Uczestniczenie w spotkaniach z Radą Nadzorczą i w Zgromadzeniach Wspólników/Akcjonariuszy, poświęconych zatwierdzaniu zbadanego sprawozdania finansowego.
  • Udział w spotkaniach i szkoleniach dla biegłych rewidentów.
§ 3

Procedury podejmowania współpracy z podwykonawcami, zleceniobiorcami, zatrudniania pracowników o odpowiednich kwalifikacjach zawodowych i kompetencjach.

Do prac związanych z badaniem sprawozdań finansowych oraz innych usług świadczonych przez biegłego rewidenta firma VERUM AUDYT zatrudnia:

  • stałych pracowników Kancelarii – biegłych rewidentów, aplikantów i asystentów,
  • osoby współpracujące - biegłych rewidentów, asystentów, praktykantów.

W firmie VERUM AUDYT obowiązuje zasada, że badanie sprawozdania finansowego przeprowadza kluczowy biegły rewident, uczestnicząc w badaniu sam lub z zespołem.

Wyboru biegłego rewidenta, poprzez wskazanie lub akceptację, do wykonania usługi badania lub innej usługi, każdorazowo dokonuje Zarząd firmy VERUM AUDYT.

Wyznaczenie biegłego rewidenta do wykonania zlecenia, następuje po podpisaniu umowy na wykonanie usługi, po stwierdzeniu niezależności biegłego rewidenta w stosunku do zleceniodawcy (oświadczenie biegłego o niezależności stanowi załącznik do dokumentacji z badania) oraz jego odpowiednich kwalifikacji i kompetencji, biorąc pod uwagę charakter zleceniodawcy.

Dobór pozostałych członków zespołu, w celu wykonania umowy, dokonuje wyznaczony biegły rewident. Biegły rewident odpowiada za właściwy dobór osób uczestniczących w badaniu, uwzględniając ich niezależność w stosunku do zleceniodawcy, doświadczenie i merytoryczne przygotowanie.

Jednocześnie Zarząd firmy VERUM AUDYT informuje weryfikatora o terminie weryfikacji, wynikającym z zawartej umowy (o ile dotyczy).

§ 4

Zasady nadzoru nad realizacją zadań oraz zapewniania możliwości konsultacji w toku wykonywania pracy.

Nadzór nad realizacją zadań sprawowany jest:

  • bezpośrednio przez biegłego rewidenta prowadzącego i nadzorującego badanie sprawozdania finansowego,
  • przez Zarząd jako przedstawiciela firmy VERUM AUDYT – nadzór zapewniający należyte wykonanie umowy, realizowany poprzez możliwość konsultacji z Zarządem.

Wyznaczenie biegłego rewidenta do

przeprowadzenia badania sprawozdania finansowego lub wykonania innej usługi poświadczającej

następuje po upewnieniu się o wystarczającym doświadczeniu i przygotowaniu zawodowym biegłego rewidenta do wykonania powierzonego zadania.

Przed rozpoczęciem realizacji zlecenia, Zarząd przekazuje posiadane informacje o badanej jednostce, wskazuje na istotne kwestie związane z powierzonym zadaniem oraz ukierunkowuje biegłego rewidenta i współpracujące osoby.

W przypadku konieczności przeprowadzenia konsultacji z biegłym z innej dziedziny lub rzeczoznawcą, w toku wykonywania pracy, zobowiązuje się biegłego rewidenta wiodącego pracami, do wczesnego informowania biegłego kontrolera jakości badania i/lub Zarząd firmy VERUM AUDYT, w celu możliwości przeprowadzenia konsultacji w ramach zasobów własnych lub na zewnątrz.

§ 5

Procedury zapewniania ostatecznej

kontroli wyników badania (opinia i raport)

w zestawieniu z dokumentacją rewizyjną.

Jednostki, których suma bilansowa lub przychody operacyjne nie przekraczają określonej w wewnętrznych przepisach kwoty zł nie podlegają zewnętrznej weryfikacji. Jednostki takie podlegają pod kontrolę kluczowego biegłego rewidenta.

Weryfikacja przeprowadzana jest w każdym przypadku, o ile dochodzi do badania jednostki zainteresowania publicznego. W takim przypadku dla zapewnienia przeprowadzenia ostatecznej kontroli wyników badania, opinia i raport lub inna forma oceny (przed podpisaniem), podlegają weryfikacji prawidłowości i zasadności zaproponowanej przez biegłego rewidenta opinii o zbadanym sprawozdaniu finansowym, co do jej treści i rodzaju oraz kompletności i poprawności przedstawienia w raporcie ustaleń badania.

Punktem odniesienia w tym zakresie jest dokumentacja rewizyjna zgromadzona przez biegłego rewidenta przeprowadzającego badanie, stąd:

  • biegły rewident, kierujący badaniem lub samodzielnie przeprowadzający badanie, zobowiązany jest przekazać wyznaczonemu weryfikatorowi propozycję opinii i raportu oraz kompletny materiał dowodowy, w terminie umożliwiającym wydanie ostatecznej opinii wraz z raportem w dacie zgodnej podpisaną umową,
  • w razie potrzeby złożyć stosowne wyjaśnienia weryfikatorowi,
  • weryfikator zobowiązany jest dokonać przeglądu arkuszy dokumentacji roboczej oraz opinii i raportu, w taki sposób, by stwierdzić:
    • kompletność przedstawionej dokumentacji rewizyjnej,
    • przejrzystość i zrozumiałość udokumentowania wszystkich istotnych ustaleń, dotyczących treści badanego sprawozdania,
  • uzasadnienie do włączonych dokumentów rewizyjnych i stwierdzenie, że do zgromadzonej dokumentacji nie włączono dokumentów, które nie podlegało ocenie biegłego rewidenta,
  • uzasadnienie do stwierdzeń zawartych w opinii i raporcie uzupełniającym opinię lub innym uzgodnionym dokumencie,
  • potwierdzenie zgodności przeprowadzonego badania z normami wykonywania zawodu biegłego rewidenta.

Na dowód przeprowadzenia kontroli jakości badania, weryfikator jest zobowiązany:

  • złożyć podpis w wyznaczonym miejscu karty dokumentacji rewizyjnej, który oznacza:
    • przeprowadzenie bieżącego przeglądu dokumentacji rewizyjnej, po badaniu wstępnym i/lub ostatecznym,
    • przeprowadzenia ostatecznej weryfikacji dokumentacji, w celu stwierdzenia potwierdzenia w dokumentacji rewizyjnej dla zaproponowanej treści opinii i przedstawionych w raporcie ustaleń z badania,
  • sporządzić protokół z weryfikacji - kontroli jakości badania dokumentacji z badania sprawozdania finansowego, według przyjętego wzoru do stosowania w firmie VERUM AUDYT.

Pozytywna weryfikacja dokumentacji z badania stanowi podstawę wydania opinii wraz z raportem uzupełniającym badanej jednostce.

W przypadku stwierdzenia odstępstw od zasad, przyjętych do stosowania w firmie VERUM AUDYT, weryfikator zobowiązany jest przedstawić swoje spostrzeżenia badającemu biegłemu rewidentowi w celu usunięcia nieprawidłowości. W uzasadnionych przypadkach uwagi należy zgłosić Zarządowi firmy VERUM AUDYT.

§ 6

Zasada zapoznania pracowników firmy VERUM AUDYT z zasadami i procedurami kontroli jakości wykonywanych usług.

Głównym celem firmy VERUM AUDYT jest dokładne i rzetelne wykonywanie usług badania sprawozdania finansowego i innych usług poświadczających z należytą starannością, zgodnie z:

  • Kodeksem etyki zawodowej biegłych rewidentów,
  • Krajowymi Standardami Rewizji Finansowej,
  • Przepisami prawa,
  • Warunkami określonymi w umowie o badanie oraz o świadczenie innych usług poświadczających.

Do realizacji tego celu firma VERUM AUDYT wykorzystuje wiedzę, doświadczenie i intuicję zatrudnionych przez siebie biegłych rewidentów, równocześnie umożliwiając przestrzeganie systemu kontroli jakości. Wymienione wyżej przepisy, standardy oraz warunki firma VERUM AUDYT jest zobowiązana udostępnić biegłym rewidentom oraz osobom współpracującym, wyjaśniać wątpliwości i eliminować ewentualne odstępstwa od przyjętych zasad.

Jednocześnie, dla zapewnienia należytej staranności wykonania usług, wszyscy zatrudnieni biegli rewidenci zostają z urzędu zapoznani z opracowanym systemem kontroli jakości, na dowód czego potwierdzają ten fakt.

Biegli rewidenci, kierujący zespołem, zobowiązani do przestrzegania systemu, są równocześnie zobowiązani poinformować członków swojego zespołu o podstawowych zasadach i procedurach kontroli jakości, obowiązujących w firmie VERUM AUDYT, i dbać o ich stosowanie.

Zasada informowania pracowników firmy VERUM AUDYT o obowiązku przestrzegania zasad niezależności, uczciwości, rzetelności, poufności i profesjonalizmu przy wykonywaniu usług.

Zarząd firmy VERUM AUDYT, przyjmując za Kodeksem etyki zawodowej biegłych rewidentów, zobowiązanie biegłego rewidenta do przestrzegania zasad niezależności, uczciwości, rzetelności, poufności i profesjonalizmu przy wykonywaniu usług, zobowiązuje każdego zatrudnionego biegłego rewidenta (nadzorującego wykonywanie zadań przez te osoby) do odpowiedzialności za przestrzeganie w/w zasad przez osoby nie będące biegłymi rewidentami.

Odpowiedzialność w firmie VERUM AUDYT za zapewnienie przestrzegania zasad etyki zawodowej przez zatrudnionych w podmiocie pracowników ponosi Zarząd.

Etapy informowania pracowników firmy VERUM AUDYT o obowiązku przestrzegania zasad etycznych:

  • w momencie zatrudnienia biegłego rewidenta,
  • w momencie powierzenia wykonania umowy w imieniu firmy VERUM AUDYT – podpisanie oświadczenia o niezależności od badanej jednostki,
  • w przypadku reprezentowania firmy VERUM AUDYT na zewnątrz przez biegłego rewidenta lub pracownika, nie będącego biegłym rewidentem,
  • w przypadku możliwości powstania sytuacji konfliktowych lub sprzeczności interesów,
  • w przypadku możliwości powstania sporu z innym współpracownikiem, bezpośrednim przełożonym lub podmiotem, w którym jest zatrudniony,
§ 7

Dokumentacja z badania, procedury, archiwizacja

Metodologia pracy na arkuszach badania stanowi załącznik do niniejszego systemu kontroli. Metodologia badania oraz pracy na arkuszach przekazywana jest zespołowi i biegłemu rewidentowi.

Archiwizacja dokumentacji z badania następuje najpóźniej 60 dnia od daty wydania opinii. Dokumentacja przechowywana jest przez okres 5 lat w siedzibie firmy.

Zarząd firmy VERUM AUDYT oświadcza, że opisany wyżej

system wewnętrznej kontroli jakości

wprowadzony w firmie VERUM AUDYT, jest stosowany i skutecznie funkcjonuje.